Struktur und Ablauf

Nachhaltig erfolgreiche Unternehmen bauen auf klaren Strukturen und auf optimal aufeinander abgestimmten Prozessen auf. Konsequent auf das wirklich Wesentliche fokussiert, stellt sich Schritt für Schritt der gewünschte Unternehmenserfolg ein.   

Angebot

Unser Angebot im Bereich "Struktur und Ablauf" richtet sich an Unternehmen, die für Ihre Organisation eine klare, transparente Struktur und zielorientierte, effiziente Prozesse schaffen möchten. Wir erarbeiten mit Ihnen ein, der gelebten Praxis entsprechendes, Organigramm. Darüber hinaus werden in Funktions- und Stellenbeschreibungen die einzelnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgehalten. Weitere Schritte sind, die Erstellung einer übersichtlichen Prozesslandkarte, welche die Verzahnung der wichtigsten internen Abläufe in Ihrem Unternehmen skizziert. Genauso wie die Formulierung von Prozessbeschreibungen für ein effektives und gleichzeitig effizientes Arbeiten, welches den Unternehmenserfolg maßgeblich und nachhaltig unterstützen wird.

Organisatorischer Rahmen

 

Sofern nicht anders vereinbart findet das Erarbeiten sowie die Implementierung der erarbeiteten Ergebnisse direkt Vorort in Ihrem Unternehmen statt. Anhand eines ausführlichen Vorgesprächs und eines gemeinsam erarbeiteten Projekt- und Zeitplans werden die einzelnenen Themen in Form von Workshops und gemeinsamen Gesprächs-/Diskussions- und Präsentationsrunden strukturiert aufgearbeitet und so nachhaltig ins Unternehmen transferiert. Einen genaueren Ablauf und Details einer möglichen Zusammenarbeit werden wir Ihnen gerne in einem gemeinsamen Erstgespräch erläutern - kontaktieren Sie uns! 

Hintergrundinformationen

 

Strukturen und Prozesse

 

Das Organigramm

...wird eingesetzt damit Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten, Kunden, Mitglieder und andere Teilöffentlichkeiten einen verständlichen und nachvollziehbaren Überblick über ein Unternehmen erhalten. Das Organigramm ist vereinfacht gesagt, eine grafische Darstellung des Aufbaus und der Struktur einer Organisation. Es ist ein Schaubild, das sichtbar macht, welche Organisationseinheiten (Bereiche, Abteilungen, ...) es im Unternehmen gibt und wie diese im Unternehmenskontext miteinander in Beziehungen stehen. Mit dem Organigramm kann auch anschaulich dargestellt werden, wie Aufgaben verteilt sind, wie Informationen fließen, wer an wen Anordnungen geben kann und wer wem gegenüber Leitungsbefugnisse hat.

 

 

Die Stellenbeschreibung 

...manchmal auch Funktionsbeschreibung oder Arbeitsplatzbeschreibung genannt, ist ein schriftlich abgefasstes Dokument, in dem für eine Stelle (Arbeitsplatz) die Ziele, Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen, Pflichten sowie die Beziehungen zu anderen Stellen festgelegt sind. Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen müssen aufeinander abgestimmt sein. Eine Stellenbeschreibung regelt somit, welche mit der Stelle verbundenen Aufgaben vom Stelleninhaber erledigt werden müssen, welche Entscheidungen und Handlungen er zu verantworten hat und welche Kompetenzen (Qualifikation, Wissen, Fähigkeiten oder Fertigkeiten) er für diese Stelle mitbringen muss/sollte. Eine Stellenbeschreibung führt auch an, wo der betreffende Arbeitsplatz in der Gesamtorganisation einzuordnen ist.

Die Prozesslandkarte

...schafft in Form einer grafischen Darstellung einen Überblick über die vielfältigen Prozesse eines Unternehmens. Prozesse bzw. Prozessgruppen werden strukturiert, einfach, übersichtlich und verständlich in einem Bild skizziert. Grundsätzlich kann unterschieden werden zwischen Prozesslandkarten für ein gesamtes Unternehmen oder Prozesslandkarten für Unternehmensbereiche (z.B. für Vertrieb, Produktion oder Personal etc. ). In den meisten Prozesslandkarten werden oft folgende Grund-Prozessarten unterschieden:

  • Kernprozesse zur unmittelbaren Erfüllung der Kundenanforderungen und zur Abwicklung von Aufträgen

  • Managementprozesse zur Planung und Steuerung der Kernprozesse sowie zur Bereitstellung von Ressourcen wie Budget, Information oder Kompetenzen

  • Unterstützende Prozesse für den Betrieb des Unternehmens und die Durchführung der anderen Prozesse

Nicht alle Prozesse in einem Unternehmen müssen schriftlich skizziert, festgelegt, geplant, dokumentiert und überwacht werden. Es macht Sinn, sich im Rahmen der Erstellung einer Prozesslandkarte auf jene Prozesse zu konzentrieren, die für ein Unternehmen wirklich essentiell sind.

 

Die Prozessbeschreibungen

...kann es in unterschiedlichen Formen und Variationen geben. In welcher Form und Detaillierung ein Prozess beschrieben wird, hängt vom Zweck ab. Dies kann beispielsweise in einer eher groben Form für die übergeordneten Prozesse (Stichwort: Prozesslandkarte) oder aber in einer sehr detaillierten Ausführung, beispielsweise für die genaue Tätigkeitsbeschreibung einzelner Mitarbeiter im Rahmen eines Prozesses, erfolgen. Vorrangiges Ziel bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen sollte immer das einfache Skizzieren eines Prozesses anhand von einem leicht verständlichen „Bild” sein. Es soll auf einen Blick zeigen, wie der Prozess abläuft und worauf es ankommt.

Bei der Beschreibung von Prozessen wird der Prozessablauf in eine „formale Sprache” übersetzt oder in ein standardisiertes Modell übertragen. In vielen Fällen werden vorgegebene, standardisierte Symbole zur grafischen Beschreibung genutzt und alle relevanten Informationen zum Prozess in einer vorgegebenen Form erfasst. Das hat den Vorteil, dass sich derart erfasste Prozesse mithilfe von spezieller Software leichter analysieren und optimieren lassen. In vielen Fällen (speziell bei EPUs und KMUs) ist dieser Aufwand sowie der Einsatz von Prozess-Software aber selten kostenmäßig gerechtfertigt.

Sind Zielvorgaben und Strategien einmal definiert und für alle Mitarbeiter verständlich formuliert, ist es wichtig und wesentlich, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen darauf auszurichten. D.h. das Unternehmen effektiv und effizient zu organisieren und das Zusammenspiel wesentlicher Bereiche und deren Abläufe auch übersichtlich und mit System zu verschriftlichen. Wenn Sie bei der theoretischen Erarbeitung oder der praktischen Anpassung Ihrer Unternehmensstrukturen, -instrumentarien und -prozesse professionelle Unterstützung in Betracht ziehen - kontaktieren Sie uns!

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